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应酬书信是商业领域使用频率较高的书信。因为在整个商务流通领域，很讲究情感的联络和交往，以此来增进友谊，促进贸易。这类书信与一般书信的礼仪要领和格式基本相同。应酬书信一般由笺文和封文两部分组成。写信是借助文字向受信人说话。要使对方感到亲切、自然、文明有礼并收到良好的交际效果，写信就要符合书写格式和书信语言的礼仪规范。否则，就会闹出笑话，影响交际效果乃至误事。
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称谓要得体。称谓即称呼，要符合寄信人同受信人的特定关系。一般来说，平时对对方称呼什么，信的开头就写什么。在格式上，称呼要在信笺第一行起首的位置书写，单独成行，以示尊重，它有很强的礼仪作用。写给非亲属关系的长辈，一般在姓氏后面加职务，如李经理、张校长，或以某老相称;写给自己敬佩的长者可在称呼前加上“尊敬的”三字，尽量避免指名道姓;对平辈或小辈则可直呼其名，或称兄道弟，或称“小王”、“小李”，也可以“同志”相称。
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称呼之后一般还要加提称语，即用来提高称谓的词语，如对尊长用“尊鉴”、“赐鉴”、“钧鉴”、“崇鉴”;对平辈用“台鉴”、“最全面的范文参考写作网站大鉴”、“惠鉴”;对晚辈用“青鉴”、“收览”;对女士用“芳鉴”、“淑鉴”、“懿鉴”(对年高者);对夫妇用“俪鉴”、“同鉴”、“均鉴”等。书信中的这种敬语使用时要注意与称谓相配合。
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问候要热情。抬头之后的承启语(应酬语)起开场白的作用。无论是经常通信的还是久未联系的，向对方问候一声，是必不可少的礼节。因此，信的开头应有问候语。如“奉读惠书，如见故人!”或“久疏问候，不知近来可好?”问候语可长可短，即使短到“你好”两字，也应是发自内心，体现出写信人的一片真诚，而不是“应景文章”。问候要切合双方关系，交浅不宜言深，以简捷、自然为宜。
内容要准确。正文是书信的主体，即写信人要说的事，要论的理，要叙的情。
正文一般从信笺的第二行开始写，前面空两格。书信的内容尽管各不相同，写法也多种多样，但都要以表情达意、准确率直为原则。除言之有物、通情达理、文辞通畅、字迹工整以外，还要措词得体，即根据受信人的特点及写信人与受信人的特定关系进行措词(包括敬语、范文写作谦词的选择，语调的掌握等);一般来说，应先谈谈有关对方的事情，表示关切、重视或谢意、敬意，然后再写自己要陈述的事理。正文写好后，如发现内容有遗漏，可补充写在结尾后面;并在补述语前另行加上“又及”、“又启”加以提示。补述语不宜过长。
祝颂要诚恳。正文后的问候祝颂语虽然只几个字，但表示写信人对受信人的祝愿、钦敬、慰勉，也有不可忽视的礼仪作用。祝颂语有格式上的规范要求，一般分两行书写，上一行前空两格，下一行顶格。祝颂语可以套用约定俗成的句式，如“此致敬礼”、“祝您健康”之类，也可以另辟蹊径，即景生情，以更能表示出对收信人的良好祝愿。如对尊长，可写“敬请福安”、“敬请金安”、“敬请太安”、“恭请平安”;给平辈的信，则用“顺颂时祺”，春天可写“此颂
春安”，逢年可写“即请年安”、“此请岁安”，平时用“敬颂时绥”之类;给晚辈的信，可只用“即颂刻好”、“顺问近好”心得体会之类，不用“请”。
此外，祝颂语还可根据受信人的境况、职业而有所区别，如对新婚者或夫妇，用“恭请喜安”、“恭贺燕喜”、“恭请俪安”、“即颂双祺”，对方远行用“遥祝旅安”，对方患病写“即颂痊安”。按对方职业可选用“文安”、“撰安”、“教安”、“海安”、“编安”、“商安”、“筹安”、“财祺”等。
笺文的最后，要署上写信人的名字和写信日期，为表示礼貌，在名字之前加上相应的自称，即对受信人的自称，如给老师写信时自称“学生”、“弟子”、“受业”。名字之下，还要选用适当的礼告敬辞，如对尊长，在署名后应加“叩上”、“敬禀”、“叩禀”、“拜上”、“敬启”、“肃上”等;对平辈在署名后加“敬白”、“谨启”、“敬上”、“拜启”等。
封文用尊称。封文(信皮)的主要内容除要清楚、准确地写明受信人地址及邮码、受信人姓名、发信人地址、邮码及姓名以外，还要恰当地选用封文中的礼貌用词。首先，要注意受信人的称呼。封文是写给邮递员看的，因此在受信人名字后面不宜用“父”、“夫”、“儿”之类的亲属称谓，而应根据受信人的职衔、年龄等，写上“教授”、“医生”、“热门思想汇报先生”、“同志”、“女士”等。其次，要讲究“启封辞”、“缄封辞”的选择。“启封辞”是请受信人拆封的礼貌语词，它表示发信人对受信人的感情和态度。一般对高龄尊长用“安启”、“福启”，对其余长辈用“钧启”、“赐启”;对平辈，可依照受信人的身份、性别，分别用“勋启”(对军人)、“文启”(对教师)、“芳启”(对女士);对晚辈用“手启”，对子女可直写“手拆”、“收拆”、“收览”。“缄”字的用法也有讲究。给长辈的信宜用“谨缄”，对平辈用“缄”，对晚辈用“手缄”。明信片、贺年片等因无封套，因而无所谓“启”和“缄”。
收信回复要及时。受信人收到来信后，应及时启阅和回复，这是最基本的通信礼节之一。在复信里，应言明对方来信收到的时间。个人简历对于向自己求助的信和商务函件，应及时给予明确的答复;即使暂时帮不上忙或不能满足要求，也应告知对方，以免其惦念。对极个别不宜回复的信件，如求爱信及所谓“幸运环”的来信，可以置之不理，但不宜将其内容有意张扬和曝光。
书信的宜与忌。书信作为交际礼仪文书，也有它的禁忌：
在笔种上以毛笔、钢笔为宜，忌用铅笔;在墨色上，以黑蓝颜色为佳，忌用彩色墨水，因为在不少西方国家里，红的表示绝交，绿的表示求爱;保护通信自由，私人信件应秘不示人，不能私藏、私拆他人信件，即使遇见他人读信，也不应凑近听、看。
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