（1） Clearness（明了）：要突出的主题，开场白要直截了当，不要绕圈子，应直接道明写信意图，在介绍个人情况时，应多说你能为公司做些什么。另外，层次要分明，使读信人一目了然。
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（2） Conciseness（简洁）：言简意赅，文字力求简短。把必要的事项说清楚，不提与无关的事。尽量使用短句，少用复合句、避免陈词滥调。 公文汇 www.gongwenhui.com
（3） Correctness（准确）：达意准确。平时要注意语言修养的提高，随时收集并掌握丰富的常用习惯短语，这样才能在写时运用自如，做到语言的准确。信中应避免使用过多的形容词和副词。 公文汇,办公文档之家
（4） Politeness（礼貌）：话语要礼貌、既要尊重对方，又要切忌迎合，恭维或表现得过分热情，态度要不卑不亢。获得招聘消息后应及时写、拖延时间也是不礼貌的。 为了使英语信明了、简洁、准确和礼貌，应该注意如下几点： 公文汇,办公文档之家
A、 陈述自己的工作能力要实事求是，不要夸夸其谈，过分渲染自己。如果高淡阔论夸大自己的优点，就会给读信人留下一种虚浮不踏实的感觉。应如实介绍自己的情况，让对方去判断你的能力。 公文汇 www.gongwenhui.com
B、 说明离职原因时切勿批评目前的工作单位或负责人。如果你对目前的工作单位或负责人说三道四大发牢骚，就会让读信人认为你是个爱说长道短搬弄是非之人。试想，有谁会愿意把一个爱发牢骚而搬弄是非的人招聘到自己的单位来呢？
C、 自卑自贬亦不可取。如果自己都看不起自己，别人还能看得起你吗？殊不知，招聘单位对你的估计是根据你对自己的估计做出的，因此，故作谦卑也只能是恰得其反。
D、 语气须肯定而自信，要有创意，应避免迂腐、生僻的词。
现在让我们来比较一下下面的三个句子在语气上有何不同：
A、 I am not only competent to install a filing system that will fulfill the needs of your corporation, but also well qualified to operate it efficiently.(我自信不仅可以设置一套能满足贵公司需求的档案分类系统，而且可以有效地进行操作。) 在此名中使用了not only…but also，competent 和well qualified 等词语，表现得太自信，有夜郎自大之嫌，故不可取。
B、I think that I should probably make a good accountant for your factory.（我想我可能成为贵厂的一名好会计员）。 此名中的情态动词should和副词probably 所表达的语气都欠肯定，而make（成为）一词也缺乏自信，整句话显得语气太弱，有自卑感，因此亦不可取。
C、I am confident that my experience and references will show you that I can fulfill the particular requirements of your secretarial position (我相信我的经验和证明人可以向您表明，我能够符合贵单位秘书一职的特定需要。) 此句中的confident 一词语气肯定，给人一种自信感，而will show 和I can 也无自大之嫌，因而此句用得恰到好处，有特殊风格。
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